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从大学城的建设谈项目协调的不足及对策
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内容提示：构建和谐的工作环境是现代管理的一项重要原则，协调工作是做好其他一切工作的基础。本文以广州大学城一、二期工程施工案例为基础，分析了项目协调的特点及目前存在的问题，并提出了搞好项目协调工作的对策。
项目协调的特点
协调的范围更广。项目协调的范围包括内部关系的协调、近外层关系的协调和远外层关系的协调。其中，内部关系包括项目经理部内部关系、项目经理部与企业的关系、项目经理部与作业层的关系；近外层关系是指与项目部有直接和间接合同的关系，包括与建设单位、监理单位、设计单位、物资供应单位、分包单位以及银行、保险公司等之间的关系；外层关系是指与项目部虽无直接和间接合同关系，但却有着法律法规和社会公德等约束的关系，项目部与政府、交通、环保、卫生、绿化等关系。通常情况下，近外层关系的协调是项目协调的重点。协调的要素多，工作量大。一是人际关系的协调，通常包括项目经理部内部人际关系的协调以及与关联单位的人际关系的协调，协调的对象主要是相关工作结合的过程当中人与人之间在管理工作中的联系和矛盾。二是组织关系的协调，通常包括项目经理部与企业管理层以及与分包单位、劳务作业层之间的关系。三是供求关系协调，通常包括企业物资供应部门、建设单位物资供应部门与项目经理部之间的关系协调，各生产要素供需单位之间的协调。四是协作配合之间的关系协调，通常包括项目经理部内部各部门之间、上下级之间、管理层与作业层之间以及与各近外层协作单位之间的协调。五是约束关系的协调，通常包括项目经理部与远外层关系的协调，包括与有法律法规约束关系的各单位（如，政府、环保、卫生、绿化、交通等）的关系协调，和与有合同约束关系的建设单位之间关系的协调。（参考《建筑中文网》）
具有阶段性。建设工程通常具有很强的阶段性，对于工程总承包项目通常可分为勘探、设计、采购、施工、运营等不同阶段，每个阶段又可以划分为若干时期，例如在施工阶段就可以分为准备期、施工期、收尾期等，在各个不同的时期，项目协调工作的内容是不一样的，协调的重点也是不同的。
难度更大。由于项目协调的性质多种多样，所涉及到的关系千头万绪，有项目与目标因素之间的协调；项目各子系统内部、子系统之间、子系统与环境之间的协调；各专业技术方面的协调；各种管理方法、管理过程的协调；项目实施过程的协调；各种管理职能方面的协调；项目参与者之间的协调等。因而协调工作的难度比其他任何一种协调难度都大。
目前项目协调工作存在的问题
项目经理部内部工作混乱。主要表现在：由于总体目标不明，各职能部门之间的兴趣和目标不同，有各自的打算和做法，有些甚至是对立的；由于缺乏沟通和必要的宣传，项目部内部士气不够，面对项目实施过程中遇到的一些挫折和危机，感到失去斗志；由于信息不畅，指挥不灵，项目实施过程中出现各种混乱现象，人们对合同、各种指令和责任书理解不一或不能理解，因而在实施过程中各自为政，使项目失控；项目部内部没有和谐的工作氛围，对工作没有应有的争执和讨论，人们不敢和不习惯将问题提出来讨论和研究，从而酿成隐患。与外部关系未理顺。主要表现在：项目经理部的工作得不到建设单位、监理单位、设计单位等近外层关系单位的支持，有时甚至是对立的；项目经理部不召开协调会议或者在协调会议上不讨论重要的协调事务，而是偏离议题，或者是正常的协调会议老是被打断和干扰，达不到应有的效果；项目部内部、项目部与远外层、项目部与近外层三个层次之间的信息沟通不畅，以至于信息得不到正确传递，影响了项目的正常运作，甚至是相互之间产生一些抱怨；项目经理部得不到企业职能部门的支持，无法获得必须的资源和管理服务，与外界又不能进行正常的信息沟通，迫使项目经理部花费大量的时间和精力处理各种突发矛盾和问题，降低了工作效率。
搞好项目协调工作的对策
牢固树立协调工作是一切工作基础的思想。众所周知，构建和谐社会是我国当前的一项国策，而构建和谐的工作环境是现代管理所提倡的一项重要原则。对于工程项目来说，由于建筑工程的特殊性，项目协调工作尤为重要，要通过学习和不断的教育，使项目部管理人员充分认识到协调工作的重要性：协调工作是做好其他一切工作的基础，没有和谐的工作环境什么事也做不成。
加强沟通。项目协调最好的手段和方法就是沟通。沟通是解决项目实施过程中各种障碍的最基本的方法，事实证明也是最有效的一种手段。任何组织争执只有通过沟通才能实现，通过沟通不但可以解决各种协调问题，如，技术、过程、逻辑、管理方法和程序中的矛盾、困难和不一致，而且还可以解决相关人员心理行为的障碍和争执。对于项目来说，项目经理部内部沟通的效果是测定项目管理效果的最好尺度，项目目标能否成功实施，很大程度上取决于项目经理部能否成功地进行沟通，即能否成功地做好协调工作。
控制和管理争执。协调要讲究技巧，特别是对于争执的处理更要讲究艺术，必须使争执得到有效的管理和控制。对于项目实施过程中出现的问题应多协商少争执，通过详细的协商平衡和满足各方面的利益，从而达到项目目标的最优解决；通常情况下对于不影响项目管理大局的争执，应采取策略引导争执者或者说服双方向对方作适当妥协或非原则性让步，避免争执扩大化；对于涉及双方共同利益的争执可采取互迁互让，加大合作面形成利益互补或利益共同体，从而化解争执；对于利益冲突性大的争执或问题比较突出的争执，在协商和调解都无效的情况下，应及时交由上级领导裁决，或当机立断采取行政裁决的方式解决，或通过法律途径解决。另外，在必要的情况下，对于一些目标不明和方法难以确定的问题，有时要有意识的引起争执，通过争执进行讨论和沟通，使认识一致从而得到最佳方案。具体问题具体分析。在项目协调过程中必须坚持具体问题具体分析的原则，对于每一个需要协调的问题都必须先分清它的性质、类型、主次等要素，然后制定出最合适、最有效的解决途径。如，对于内部人际关系的协调主要应依靠各项规章制度，通过做好思想政治工作、加强教育培训、提高人员素质等方法来实现；对于项目经理部与企业管理层之间的管理协调，应严格执行《项目管理目标责任书》；对于项目经理部与作业层之间关系的协调，应严格履行《劳务分包合同》和执行《项目管理实施规划》；对于项目经理部内部供求关系的协调，必须依靠编制和严格实施资源需求计划并充分发挥物资供应部门调度系统和调度人员的作用，加强调度工作；对于项目经理部与建设单位和监理单位之间的协调，应以沟通为主，协调的目的是搞好协作，协调的依据是执行合同，协调的重点是资金问题、进度问题和质量问题。
注重动态管理。项目的协调工作贯穿于项目管理的全过程，但是，由于工程项目的实施是分阶段实行的，项目各阶段所存在的问题都有所不同，因而在项目协调过程中还必须根据各阶段的实际情况抓好协调的重点，如，在项目实施初期主要是进行供求关系的协调，项目后期的协调重点则是合同与法律法规约束关系的协调，这就要求协调工作应根据项目的推进，适时、准确的把握各种关系的发展，及时有效的进行沟通，化解各种矛盾、解决各种争执，从而提高项目运行的效率。
提高协调人员的素质。任何工作都是由人来完成的，人的素质决定了工作质量，项目协调工作也不例外。要想搞好项目协调工作一方面要对项目部所有管理人员进行必要的培训和教育，使他们充分了解项目协调工作的重要性，掌握协调工作的方法和技巧。另一方面，必须在项目经理部配备专职的项目协调工作人员，并指定一名项目副经理专门负责此项工作，方可取得理想的效果。
运用信息化。信息技术的发展为项目管理带来了新的手段和方法，在项目管理的所有要素中，项目协调工作最需要信息的支撑。因此，项目经理部必须充分利用现有的信息化技术，在项目部内部建立信息网络，确保所有需要协调的信息能够及时流通，使项目协调工作及时、高效，从而提高整个项目管理工作的效率和效益。
（作者系广州市建筑施工机械有限公司副总经理）
来源: 《建筑中文网》.原文网址：http://www.pipcn.com/research/200608/767.htm
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