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开发适合建筑企业特点的网络智能办公系统
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当前建筑施工管理普遍呈现建筑产品分布地域广、信息交流慢的特征,在目前传统的建筑施工项目管理的模式下,项目大量信息的加工和处理基本由手工完成,信息的交流绝大部分依赖于人与人之间的手工传递,这是一种点对点,或点对线的信息交流模式,这种信息交流方式造成了信息传递效率低,进而影响了企业整体管理效率。单靠手工和单机完成的信息加工处理及安排专人收发信息的做法,已经不适应竞争激烈的建筑企业,不能满足现代建筑企业管理的需要。利用现代信息网络技术,采用先进管理手段,改变传统信息交互管理模式是发展的必然要求。（参考《建筑中文网》）
建设部《2004～2008年信息化发展纲要》中十分明确的要求建筑施工要加快信息化建设,重点是建立和完善网络平台和应用体系,其中重点是建设网络智能化办公平台和项目管理系统和经营管理信息系统。下面以我们2003年开发实施的网络智能办公系统为例,对网络智能办公系统的开发思路、功能特点及实施效果进行简要介绍。
1 开发实施网络智能办公系统平台的总体思路
企业生产经营活动贯穿着两种“流动”:一种是物流,一种是信息流。物流是企业系统的主体流程,而伴随着物流产生的大量数据则形成了信息流。对信息能否进行真实、有效的传递和处理,将直接影响管理和决策过程的正确性,最终决定物流的运动效果,即产品质量和管理效率。因此,信息管理的水平对企业的管理成本和经济效益起着极大的制约作用。
1 1 实现目标
开发实施网络智能办公系统要符合建筑企业实际,实现信息沟通零距离的目标,重点实现以下目标:
(1)建立统一的内部通讯平台。
(2)建立统一的信息发布交流平台。
(3)实现各类信息资源共享,方便用户查询各种实用信息。
(4)支持分散办公情况下的信息在线传递。
(5)系统设计上体现人性化,充分考虑建筑企业管理人员的计算机应用能力,界面简单,易学易用。
1 2 功能模块确定
按照网络化办公,实现内外信息沟通零距离的目标要求,网络智能办公系统功能模块包括我的办公桌,电子邮件、短信息、公告通知、交流区、日程安排、工作日志、网络会议、客户管理、进度与资金汇总、法律法规资料库等实用功能模块。
2 网络智能办公系统功能特点分析
网络智能办公系统是企业内部管理人员相互沟通的桥梁,是高效办公的平台,是实现建筑企业现代化管理的有效手段。
2 1 系统特点
系统数据库为SQL Sever数据库,采用先进的B S(浏览器 服务器)操作方式,网络办公不受地域限制,适应性强,稳定可靠。数据存取集中控制,避免了数据泄漏的可能。系统设有完善的密码检验机制保证系统安全性。对客户端硬件要求是:CPU PentiumⅡ266以上;内存 64M以上;硬盘在1G空间及以上。操作系统的要求是:Windows9X Me NT4 0 2000或更高版本。
2 2 网络运行结构及环境
公司管理人员计算机配置率达到70%,公司本部组建以100兆以太网为主干,星形拓扑结构局域网。集团公司内部施工项目部通过ADSL宽带直接登陆公司局域网传送数据。外部施工项目部,公司组建VPN(VirtualPrivateNetwork)虚拟网,通过VPN隧道实现公司本部与远程项目部和移动用户连接,构建起公司整体的网络运行结构,实现网络智能化办公系统的高效运行。集团公司内部信息的存储、加工由公司内部数据服务器完成;在远程控制中,数据的处理由托管服务器完成(VPN虚拟网网络结构见图1、网络架构见图2)。
2 3 技术特点
(1)系统先进,应用B S模式,操作简单、可视化程度高,易于操作者掌握。采用纯粹的web技术,支持任意时间与任意地点的操作,操作简单,一点即得,用户可以在任何联网的计算机上使用。具备简单直观的人机界面,可以迅速的掌握和使用,减少了学习培训的时间,大大降低了推行系统难度。
(2)高度集成化,实用性强 其一发多收功能十分实用,用户可方便地给其他几百个用户同时发电子邮件和短信息。系统集合了网络会议、进度与资金自动汇总,企业法律法规及各种实用信息库等功能,建立了包括日程安排、工作日志、通讯录、客户关系等与个人联系紧密的功能,使计算机真正成为个人网络办公桌。
(3)维护方便、升级容易 系统采用网络版SQL—Server模式,用户管理集中在信息中心,添加删除方便。系统具备良好的可维护性和可扩展性,维护升级只在服务器端进行,客户端不需要升级工作。
(4)安全保密性强 该系统的用户名具有唯一性,用户密码和用户名唯一对应,系统信息交互实行实名制,方便用户交流,防止垃圾信息的产生。
3 实施效果评价
公司开发实施网络智能办公系统效果十分明显,创造了可观的直接和间接经济效益。
3 1 创造可观的直接经济效益
利用网络智能办公系统,实现网络办公全公司每月可节约办公费用1 5元 人以上,有效地改变了传统的点对点的资料收发业务模式,实现网络化无纸化信息传递的新模式,据统计,仅此一项一年可节省人员及各种开销50万元以上。
3 2 创造可观的间接经济效益
信息化创造的效益更多体现在间接效益方面,公司实施网络智能办公系统有效地整合了公司网络资源,改变了计算机单机办公情况下的信息“孤岛”问题,实现了信息共享和快速传送。通过利用网络智能办公系统大大减轻了管理人员的工作负担,极大地提高了工作效率。
通过网络智能办公系统自动汇总生产进度和资金收支情况,为各级领导及时掌握工程进度和资金情况,进行生产调度和资金平衡提供了一手资料,对决策的科学性、及时性提供了高效服务。
建筑企业信息化建设的过程是实现企业现代化管理,提高企业整体竞争力的过程,同时也是一项极其复杂艰巨的工作。面对当前建筑企业的实际情况,必须整体规划、分步实施,先易后难、突出重点。选择那些管理链条相对较短,容易开发和实现的管理业务,集中精力求得实效。开发实施适合建筑企业特点的网络智能办公系统是建筑企业信息化建设整体工作中的一项重要工作,这项工作的有效实施可以为建筑企业信息化建设的深层次开发奠定良好的思想和人才基础。
来源: 《建筑中文网》.原文网址：http://www.pipcn.com/research/200609/828.htm
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