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生产过程中信息流转与管理
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■应用程序的使用与日常管理更是简单到了敲敲键盘就可完成输入，动动鼠标就能进行各种操作的地步。那么，如何充分利用计算机技术并合理安排好管理人员？
疏通好信息流动的渠道搞好信息的收集与传递工作
确定需要收集的信息内容。由于集团公司的大部分业务是施工生产业务，工地的地点或远或近，但大部分不会在办公地点，因此，信息资料要在施工地点与办公地点之间传递。如果不提前设计好需要施工人员提供哪些资料，就会出现为了获得一份完整的资料而多次在两地之间联络甚至往返的现象。这样一则浪费人力，二则给信息的提供者和使用者都造成了不便，最重要的是多次反复询问也增加了信息失真的可能性。为了减少进而避免这种情况的发生，就要做好前期的准备工作。事先对需要获得哪些资料、从哪里获得资料更为合理、需要上报哪些项目以及有什么样的具体要求等都要有一个统筹安排，最好设计成表格以便于信息提供者填写。同时，为了避免表格内容的频繁变动，在设计表格时就要尽量考虑周全。即使是当时不需要上报的内容，也要充分考虑到在可预见的将来是否有使用的可能，若有必要，也应在表格中予以体现。（参考《建筑中文网》）
在各使用部门之间建立一条信息“绿色通道”。根据需要将各种资料汇集到相应的表格，为合理利用与管理好信息打下了良好的基础，确保将这些原始资料准确、及时地传递到相关部门以最大限度地发挥其作用。
在实际工作中，有相当多的情况并不是信息没有被收集到，而是信息在传递过程中由于流转渠道不畅而耽搁甚至失去了控制。这主要因为目前我们有些分公司或多或少地存在着下述问题中的一项或是几项，从而削弱了信息的利用能力。
某些信息应由哪个部门收集使用分工不明，两个或多个管理部门互相推诿，最终没有部门接收信息，久而久之，原始资料也就不再上报，从而失去了原本已经存在的信息来源。
集团公司管理部各部、室要求统计上报的资料管理得较好，而那些管理部不要求上报的信息其受重视程度和管理力度则不够。事实上，最主要的信息使用者正是各分公司自己。这种认为不需要上报的资料就是没有价值的资料的错误观念，也使许多有价值的信息被搁置了下来。
一些被多个部门使用的信息分别由各自部门收集，渠道不同，时间不同，而相互间又缺乏有效的沟通、核对措施，也在一定程度上使信息管理陷于混乱之中，对信息管理缺乏有力的内控制度。认为只要规定的资料按时上报给相关部门，工作就算完成了，管理是否存在漏洞也就不再追究了。出现了为上报资料而编制资料的现象，而且，对基础信息资料质量的要求也不像施工质量那样与经济收入挂钩，因此质量难以保证。
要解决好上述各种问题，一项有效的措施就是为信息的流转过程设计一条快捷通畅的传递线路，在制定信息通路时应考虑以下因素：一是在能够满足使用需求的前提下，要尽量减少传递的环节。这样做的目的显而易见正所谓不存在的部件就是安全的部件，如果能合理地精简信息的传递环节，无疑会避免许多错误的发生。二是合理确定流转顺序。在实际工作中，有些资料是提供给一个特定部门的；有些资料是分别提供给几个部门使用的；还有些资料是需要一个部门加工整理后传递给下一个部门使用的。针对这几个不同的情况，要在信息流转的顺序上统筹安排，以确保传递过程快捷而合理。三是要注意信息传递的时效性。市场信息的时效性在企业管理方面的作用不言而喻，但是有许多企业对源于企业内部的基础资料时效方面重视不够，很多分公司的会计核算中存在着不同数量的未进账项就是表现之一。其实，原始资料的时效性也同样应该得到必要的重现，因为失去时效的分析资料，对生产管理也同样失去了指导作用和参考价值。
利用信息资料使之发挥在企业管理中的作用
与其他物质资料一样，信息作为一种资源，其本身并不能创造价值，只有人的劳动才是价值得以增值的原因。所以，收集信息并不是我们的目的。我们收集所需的信息就是为了能够利用好它，使之为生产和管理服务。在信息的利用方面，可以在收集、加工和制定相关制度等方面加强管理。
信息收集阶段的管理。良好的开始是成功的一半，信息在收集阶段就应加强管理使之能够满足日常管理所需，为日后的加工整理工作打下良好的基础。为此，在收集信息的过程中，我们应采取如下措施：
设计好信息收集表格的内容。在设计信息收集表格时，要尽可能地使用其所包含的内容更为合理。应该从生产一线获得的信息，就不要在统计表中漏掉；在某一张表格中已经填列的项目，最好不要在其他表格中重复出现，以减少重复劳动和发生错误的机率，当然在内部控制制度中必要的牵制手段除外；表格中各项目的填写要求要明确以免由于填表人对表格的理解错误而造成资料的失真；表格要具有一定的时间效力，一经确定如无必要最好不经常变动；表格的内容要考虑到填写人的方便使用极其知识水平，除了各种需要统计获得的数字外，为了稽核的需要可以有一些汇总数据要求填表人提供，而那些需要进行较为复杂计算的各种比率、系数等数字资料，最好不要在统计表中要求，而应将其放在信息的加工过程中进行。
做好填表人员的培训工作。即使表格的内容设计得简明扼要，填写得说明详细易懂，在使用前也应召集表格的直接填报人员进行必要的讲解和培训。对有疑问的项目要及时沟通；共性问题要分析、讲解、透彻，以确保资料上报时的质量。长时间使用后，若因各种原因造成表格的内容必须做出相应调整时也应及时将表格的变化及新的填报要求向填表人说明，使之能够正确地按新表内容上报资料。
做好信息地加工整理工作，为生产管理提供科学的资料。在解决了信息的收集与传递过程中可能出现的各种问题后，就为信息进一步加工提供了十分优越的条件。一般说来，只要按照要求做到计算准确，分析透彻，上报及时就可以满足生产管理的需要了。但是，还要再提出几点值得注意的地方：
指标参数的选定要简单、实用能够满足生产管理的需要即可，不必要的数字资料不但增加了不必要的工作量，还有可能会干扰信息实用者的思维，起负面作用；要加强企业内部的资料积累工作，向社会和上级单位提供相应的报告不是企业收集与使用信息的最终目的真正的目的应是着眼于加强管理提供效益；当企业积累了一定的历史资料后应该注意把当期的各项指标与历史资料进行比较，从中总结经验改进管理，这样发现的问题更具有针对性，往往是企业的症结所在，妥善处理后可能会使企业的管理水平有质的提高。
建立健全相应的信息管理制度，保障工作顺利进行。企业的任何活动若想顺利进行，都离不开各种切实有效的规章制度，作为保障信息的管理工作亦不例外。为此，企业至少应健全两方面的相关制度：内部控制制度和相关的责任制。如前所述，信息在企业中发挥着巨大的作用。因此，我们必须采取一些措施以确保所获得的资料真实、有效、尽量避免各种人为和偶然的错误发生。建立健全内部控制制度是一个行之有效的方法。对于重要的数据资料，特别是涉及到经济管理的资料，应该加强真实性和准确性的审核工作，在资料的上报过程中，要有必要的牵制手段作为保证。同时结合相关的责任制，把各个环节的责任落实到岗，避免相互推诿现象，将工作的成绩与个人收入挂钩，合理利用好奖惩制度也是信息管理工作得以顺利进行的重要保证。
充分利用计算机技术并合理安排好管理人员
在当今形势下，讨论信息的管理与利用，就不能将计算机与网络技术排斥在外，正是这两方面技术的迅速发展推动着信息管理水平的提高，因此就必须加强对计算机技术的开发与使用。
就目前的情况而言，无论是在硬件方面，还是在软件方面，都为我们利用好计算机提供了空前的优越条件。在硬件方面，集团公司管理部已经实现了内部各部室联网，各分公司有了一定数量的微机，可以满足使用的需求，即使需要重新购置，由于我们所需处理的信息多是数字表格等文档的资料，对于计算机的性能要求不高。购置在万元以内，甚至五千元以下的计算机就能基本满足要求。因此，不会给企业带来太大的经济负担。在软件方面，数据库技术和面向对象编程技术的日益成熟，使应用程序的开发与使用比以往更为容易。以前需要由高级编程人员编写大量代码才能实现的功能，现在普通的程序开发人员也能轻易实现。而应用程序的使用与日常管理更是简单到了敲敲键盘就可完成输入，动动鼠标就能进行各种操作的地步，这些都为我们利用好计算机扫除了障碍。事实证明，要经过短期的培训与实践（而非长期的理论学习与技能训练），并具备初、高中的知识基础，即使是已经步入中年的普通管理人员，同样可以使用好计算机对特定的应用程序进行操作。一旦突破了计算机操作这道关卡，把计算机海量存储信息、瞬间完成批量计算的优势发挥出来必将使企业的信息管理水平提高一个档次。
原文网址：http://www.pipcn.com/research/200605/265.htm
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