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试谈加强国际管道工程物资采购管理降低采购成本的几点认识
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内容提示：工程项目管理的好坏，是决定承包工程项目盈亏的关键环节，一般来说，以EPC总承包模式的国际工程项目的采购支出约占项目投资总额的50%以上，因此加强国际工程项目采购管理，从项目资金的合理使用角度出发，有效降低采购成本、减少现金流出、提高项目资金使用效率将是国际工程项目管理的重要内容，也将是本文重点探讨的内容。
论文关键词:管道国际工程项目；物资采购管理；采购成本
论文摘要:工程项目管理的好坏，是决定承包工程项目盈亏的关键环节，一般来说，以EPC总承包模式的国际工程项目的采购支出约占项目投资总额的50%以上，因此加强国际工程项目采购管理，从项目资金的合理使用角度出发，有效降低采购成本、减少现金流出、提高项目资金使用效率将是国际工程项目管理的重要内容，也将是本文重点探讨的内容。
最近几年，随着对外承包国际工程项目的增多，已经由最初的市场开发为主要目的转变为以项目最终盈利进而提升企业国际竞争力为主要目的。目前对外承包的国际工程项目多为EPC总承包项目，即为完成管道建设项目所进行的设计、采办、施工、试运等工作全部由承包商来完成。在这种模式中如果没有业主供应设备材料，而全部的采购活动由承包商来完成的话，那么整个项目的采购成本（包括原材料费用及整个采办过程的管理费用）将约占到项目总投资额的50%以上，从中可以看出，采购费用的降低将会对整个项目的盈利产生直接而重大的影响。本文将对国际工程采办工作的特点和已建国际工程采办工作存在的主要问题进行分析，浅谈几点关于降低项目采购成本的看法。
一、国际工程项目物资采购供应工作的特点
（一）技术性强
在国际工程承包的招标文件中，对适用于该工程的材料和设备等都有较详细的要求。不同的类别、项目性质和咨询公司的设计概念可能各不相同，采用设备和材料的标准也有差异。
（二）程序复杂
国际工程的物资供应程序和手续复杂，大致包括：计划、初步选择货源、初步询价、比价、推荐供货商、报送业主或监理批准、谈判及签订合同、办理进口许可、开具银行支付信用证、港口接收和商检、办理免税、清关、内陆运输及仓储、现场物资的调拨及管理。
（三）货源广泛
国外的物资供应渠道十分广阔。同类产品有许多国家和多家工厂生产以及众多的代理商经销，质量和价格在不同品牌和规格下差异很大，给物资采购部门提供了竞争择优的机会。
（四）价格影响因素多
国外的产品价格不仅与其型号、规格和质量有关，还将根据订货数量、交货方式、付款条件及服务要求的内容不同而变化；同时，还受国际市场需求、币值汇率变化等影响；甚至运输方式及其费用、税率和保险等也都是不固定的。
（五）资信水平参差不齐
不同国家和不同厂商在资金、信誉、经营方式和作风等方面各不相同，有些大品牌厂商往往比较注重信誉，有些厂商或代理商则惟利是图，缺乏诚信，容易出现交货延迟、质量不满足要求等问题，部分采购项目甚至严重影响项目的顺利进行。
二、项目实际执行过程中出现的主要问题
国际工程项目的唯一性、特殊性和复杂性决定了在采购的每个环节都要谨慎，任何时候和任何条件下都不可掉以轻心。以笔者曾参与过的利比亚西部陆上管道工程建设项目为例，这是本企业第一个真正意义上的EPC 总承包工程项目，业主与监理严格按照欧洲标准进行管理，要求十分严格。在大量物资的采购供应过程中出现了以下影响采购成本的问题。
（一）采购过程中缺乏有效的信息沟通
1、与设计部门
项目开始之初，由于受设计文件批复时间的影响，为了不影响施工进度，很多长周期设备的采购工作会提前进行，与供货商签订定单有时采用的技术规格书和数据单是过程版文件，与业主批复的最终版文件有差异，如果没有及时对设计文件状态进行跟踪或与设计部门没有进行及时的交流和沟通，就可能造成供货商生产出来的货物到达现场之后不满足技术文件的要求，造成了货物返厂或在现场进行改造。
2、与施工部门
一般施工是在项目所在国进行，而采办工作多数时候是在国内完成，造成了施工与采办的脱节，以至于出现了项目后期很多增订材料的情况发生，增加了大量的运输等过程费用。
3、与试运部门
在试运过程中往往需要相关设备厂商派出技术服务人员进行现场调试，如果与试运部门缺乏交流与沟通，往往会造成技术服务人员提前进场或者延迟，形成了技术服务上的大量资金浪费，也容易影响试运的顺利进行。
4、与业主
与业主在理念、思维方式存在差异，交流沟通不是很顺畅，经常会受到业主的干涉与阻碍。如在进行供货商推荐时，如果业主提供了VENDOR LIST的，往往会比较被动，一般会被要求尽量选择清单中的厂家，会造成材料设备费用的增加；如果业主没有提供VENDOR LIST的，我们在推荐供货商时往往显得力度不够或资料不完整，很难被业主认可通过，造成了采购周期的加长。 （二）对供应商缺乏有效的管理与监控
国际工程项目中多数供应商为国外制造厂商或其代理商，受时间、地域以及人力资源的限制，无法进行货物生产过程中的质量监控以及交货进度的督办。在利比亚项目上有很多采购的设备材料到达现场验收之后不能满足技术文件上的要求，造成了返厂修理或者重新订货的情况，增加了大量的采购费用；有些供应商在签订合同时会什么条件都承诺，但在实际交货时又会以各种各样的理由延迟交货。另外有些采购合同是与中间代理商签订的，中间代理商与制造厂商缺乏有效的信息传递，也会造成上述情况的发生。
（三）采购人员的综合素质有待提高
目前国际工程项目采办人力资源方面存在严重不足，受语言限制，有经验的老同志无法参与国际工程项目的采购，现在多数为新毕业或工作几年的大学生，项目管理及采购经验不足，中间断层局面严重。
三、加强项目采购管理、降低采购成本的建议
（一）制定合理的采购预算与估计成本
制定采购预算是在具体实施项目采购行为之前对项目采购成本的一种估计和预测，是对整个项目资金的一种理性的规划。它不单对项目采购资金进行了合理的配置和分发，还同时建立了一个资金的使用标准，以便对采购实施行为中的资金使用进行随时的检测与控制，确保项目资金的使用在一定的合理范围内浮动。
（二）加强采购部门与项目其他部门的沟通
虽然项目上每个部门都是相对独立的部门，都有各自相应的职责范围，但作为一个项目整体，各部门之间应加强协作与沟通，共同努力才能完成好整个项目的建设。建议在项目开始实施之后，设计、采办、施工、试运的工作都应在项目所在地进行，并定期开会沟通采购过程中应注意的事项，争取在采购之前尽量发现问题，尽早解决。
（三）加强对供应商的管理，实施供应商绩效管理方案
正确地选择、认证、考核、评估供应商，是项目物资采购成功的关键。应成立专门的部门建立管理制度，制定相关文件，对供应商进行管理与考核，主要包括严格供应商选择标准和程序、项目结束后对供应商进行评价、坚持索赔制度、建立不同的供应商关系类型、加强FAT检验工作等几个方面。
（四）充分利用互联网来降低采购成本
在采购过程中经常会由于过多的人为因素和信息闭塞造成了采购价格过高或者质量低下，利用互联网可以使采购人员及时了解市场信息，把握市场供求情况的变化，有效减少上述问题的发生，最大限度的降低采购成本。另外可以通过网上采购与网下送货相结合的方式扩大采购市场范围，缩短供需距离，简化采购手续，减少采购时间，同时还可以减少人为因素的干预，从而降低采购成本。
（五）加强采购人员的成本意识，提高采购人员的整体素质
目前项目上的采购人员缺乏成本意识，认为只要能按时供应项目所需的设备材料，不影响项目的进度就算完成了采购任务，至于采购成本的高低没有过多考虑。要确保项目盈利目标的实现，必须加强采购人员的成本意识，提高采购人员的整体素质。
四、结束语
随着管道局市场开发力度的不断加强，对外承包的国际工程总承包项目越来越多，项目管理在不断的成熟与完善，作为项目管理中的重要部分项目采购管理将越来越受到项目高层领导的重视，项目采购部门工作业绩的高低将直接影响到项目的利润和管道局的国际市场竞争力，采购部门的有效运作是每一个项目成功的基础。每个项目采购管理者之间应积极相互借鉴成功经验，并根据项目本身的特点，在实践中摸索尝试新的管理方法，总结出适合自己的管理模式。
论文摘要:工程项目管理的好坏，是决定承包工程项目盈亏的关键环节，一般来说，以EPC总承包模式的国际工程项目的采购支出约占项目投资总额的50%以上，因此加强国际工程项目采购管理，从项目资金的合理使用角度出发，有效降低采购成本、减少现金流出、提高项目资金使用效率将是国际工程项目管理的重要内容，也将是本文重点探讨的内容。
最近几年，随着对外承包国际工程项目的增多，已经由最初的市场开发为主要目的转变为以项目最终盈利进而提升企业国际竞争力为主要目的。目前对外承包的国际工程项目多为EPC总承包项目，即为完成管道建设项目所进行的设计、采办、施工、试运等工作全部由承包商来完成。在这种模式中如果没有业主供应设备材料，而全部的采购活动由承包商来完成的话，那么整个项目的采购成本（包括原材料费用及整个采办过程的管理费用）将约占到项目总投资额的50%以上，从中可以看出，采购费用的降低将会对整个项目的盈利产生直接而重大的影响。本文将对国际工程采办工作的特点和已建国际工程采办工作存在的主要问题进行分析，浅谈几点关于降低项目采购成本的看法。
一、国际工程项目物资采购供应工作的特点
（一）技术性强
在国际工程承包的招标文件中，对适用于该工程的材料和设备等都有较详细的要求。不同的类别、项目性质和咨询公司的设计概念可能各不相同，采用设备和材料的标准也有差异。
（二）程序复杂
国际工程的物资供应程序和手续复杂，大致包括：计划、初步选择货源、初步询价、比价、推荐供货商、报送业主或监理批准、谈判及签订合同、办理进口许可、开具银行支付信用证、港口接收和商检、办理免税、清关、内陆运输及仓储、现场物资的调拨及管理。
（三）货源广泛
国外的物资供应渠道十分广阔。同类产品有许多国家和多家工厂生产以及众多的代理商经销，质量和价格在不同品牌和规格下差异很大，给物资采购部门提供了竞争择优的机会。
（四）价格影响因素多
国外的产品价格不仅与其型号、规格和质量有关，还将根据订货数量、交货方式、付款条件及服务要求的内容不同而变化；同时，还受国际市场需求、币值汇率变化等影响；甚至运输方式及其费用、税率和保险等也都是不固定的。
（五）资信水平参差不齐
不同国家和不同厂商在资金、信誉、经营方式和作风等方面各不相同，有些大品牌厂商往往比较注重信誉，有些厂商或代理商则惟利是图，缺乏诚信，容易出现交货延迟、质量不满足要求等问题，部分采购项目甚至严重影响项目的顺利进行。
二、项目实际执行过程中出现的主要问题
国际工程项目的唯一性、特殊性和复杂性决定了在采购的每个环节都要谨慎，任何时候和任何条件下都不可掉以轻心。以笔者曾参与过的利比亚西部陆上管道工程建设项目为例，这是本企业第一个真正意义上的EPC 总承包工程项目，业主与监理严格按照欧洲标准进行管理，要求十分严格。在大量物资的采购供应过程中出现了以下影响采购成本的问题。
（一）采购过程中缺乏有效的信息沟通
1、与设计部门
项目开始之初，由于受设计文件批复时间的影响，为了不影响施工进度，很多长周期设备的采购工作会提前进行，与供货商签订定单有时采用的技术规格书和数据单是过程版文件，与业主批复的最终版文件有差异，如果没有及时对设计文件状态进行跟踪或与设计部门没有进行及时的交流和沟通，就可能造成供货商生产出来的货物到达现场之后不满足技术文件的要求，造成了货物返厂或在现场进行改造。
2、与施工部门
一般施工是在项目所在国进行，而采办工作多数时候是在国内完成，造成了施工与采办的脱节，以至于出现了项目后期很多增订材料的情况发生，增加了大量的运输等过程费用。
3、与试运部门
在试运过程中往往需要相关设备厂商派出技术服务人员进行现场调试，如果与试运部门缺乏交流与沟通，往往会造成技术服务人员提前进场或者延迟，形成了技术服务上的大量资金浪费，也容易影响试运的顺利进行。
4、与业主
与业主在理念、思维方式存在差异，交流沟通不是很顺畅，经常会受到业主的干涉与阻碍。如在进行供货商推荐时，如果业主提供了VENDOR LIST的，往往会比较被动，一般会被要求尽量选择清单中的厂家，会造成材料设备费用的增加；如果业主没有提供VENDOR LIST的，我们在推荐供货商时往往显得力度不够或资料不完整，很难被业主认可通过，造成了采购周期的加长。 （二）对供应商缺乏有效的管理与监控
国际工程项目中多数供应商为国外制造厂商或其代理商，受时间、地域以及人力资源的限制，无法进行货物生产过程中的质量监控以及交货进度的督办。在利比亚项目上有很多采购的设备材料到达现场验收之后不能满足技术文件上的要求，造成了返厂修理或者重新订货的情况，增加了大量的采购费用；有些供应商在签订合同时会什么条件都承诺，但在实际交货时又会以各种各样的理由延迟交货。另外有些采购合同是与中间代理商签订的，中间代理商与制造厂商缺乏有效的信息传递，也会造成上述情况的发生。
（三）采购人员的综合素质有待提高
目前国际工程项目采办人力资源方面存在严重不足，受语言限制，有经验的老同志无法参与国际工程项目的采购，现在多数为新毕业或工作几年的大学生，项目管理及采购经验不足，中间断层局面严重。
三、加强项目采购管理、降低采购成本的建议
（一）制定合理的采购预算与估计成本
制定采购预算是在具体实施项目采购行为之前对项目采购成本的一种估计和预测，是对整个项目资金的一种理性的规划。它不单对项目采购资金进行了合理的配置和分发，还同时建立了一个资金的使用标准，以便对采购实施行为中的资金使用进行随时的检测与控制，确保项目资金的使用在一定的合理范围内浮动。
（二）加强采购部门与项目其他部门的沟通
虽然项目上每个部门都是相对独立的部门，都有各自相应的职责范围，但作为一个项目整体，各部门之间应加强协作与沟通，共同努力才能完成好整个项目的建设。建议在项目开始实施之后，设计、采办、施工、试运的工作都应在项目所在地进行，并定期开会沟通采购过程中应注意的事项，争取在采购之前尽量发现问题，尽早解决。
（三）加强对供应商的管理，实施供应商绩效管理方案
正确地选择、认证、考核、评估供应商，是项目物资采购成功的关键。应成立专门的部门建立管理制度，制定相关文件，对供应商进行管理与考核，主要包括严格供应商选择标准和程序、项目结束后对供应商进行评价、坚持索赔制度、建立不同的供应商关系类型、加强FAT检验工作等几个方面。
（四）充分利用互联网来降低采购成本
在采购过程中经常会由于过多的人为因素和信息闭塞造成了采购价格过高或者质量低下，利用互联网可以使采购人员及时了解市场信息，把握市场供求情况的变化，有效减少上述问题的发生，最大限度的降低采购成本。另外可以通过网上采购与网下送货相结合的方式扩大采购市场范围，缩短供需距离，简化采购手续，减少采购时间，同时还可以减少人为因素的干预，从而降低采购成本。
（五）加强采购人员的成本意识，提高采购人员的整体素质
目前项目上的采购人员缺乏成本意识，认为只要能按时供应项目所需的设备材料，不影响项目的进度就算完成了采购任务，至于采购成本的高低没有过多考虑。要确保项目盈利目标的实现，必须加强采购人员的成本意识，提高采购人员的整体素质。
四、结束语
随着管道局市场开发力度的不断加强，对外承包的国际工程总承包项目越来越多，项目管理在不断的成熟与完善，作为项目管理中的重要部分项目采购管理将越来越受到项目高层领导的重视，项目采购部门工作业绩的高低将直接影响到项目的利润和管道局的国际市场竞争力，采购部门的有效运作是每一个项目成功的基础。每个项目采购管理者之间应积极相互借鉴成功经验，并根据项目本身的特点，在实践中摸索尝试新的管理方法，总结出适合自己的管理模式。
原文网址：http://www.pipcn.com/research/200903/12851.htm
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