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浅谈项目手册在工程管理中的应用
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对于一个复杂的工程项目,签订的合同可能有几十份之多,这意味着有几十家工程承包商为项目服务。如何迅速有效地在承包商们及业主之间架起沟通的桥梁,使处于不同工程实施阶段、担任不同角色的承包商及时地了解工程的概况、目标,自觉地遵守项目管理规范,显然具有很现实的意义。（参考《建筑中文网》）
1 项目手册的主要内容
项目手册的主要内容包括:工程项目概况、项目目标、项目参加者、合同、信息管理、项目管理规范等。
项目手册作为一种正式的沟通方式,包含了相当丰富的项目信息。它是项目和项目管理基本情况的集成,其基本作用是为了项目参加者之间的沟通。一本好的项目手册可以使项目的基本情况透明,有利于程序化、规范化工作,使各参加者,特别是刚进入这个项目的参加者,能够很快地熟悉项目的基本情况和过程,以便于工作的开展和进行。
2 项目手册的应用
常州工学院体育馆项目于2002年12月26日开工,到2004年9月10日竣工,其间历时21个月。整个工程由基建处负责,并成立体育馆项目组进行项目管理。根据项目技术复杂、分包商数量多、协调难度大等特点,在项目初期编制了体育馆项目手册。在建设过程中,遇到了许多问题,对项目手册一些内容进行了修改。从结果评价来看,达到了预期的效果。
在项目管理规范中,针对目前行业发展特点及大环境的制约,结合项目特点及背景,对项目各参加者进行了更具可操作性的定义及责任的描述,如,业主、项目、管理组、设计项目负责人等。
2.1 业主
常州工学院为该体育馆项目的业主,他的授权代表为甲方代表(基建处处长)。常州工学院是与本项目有关所有工程的委托者。
在项目实施过程中,业主签订工程总包合同和所有的指定分包合同。
2.2 项目管理组(简称“项目组”)
项目组为常州工学院基建处直接派出机构,其服从院基建处的领导;在与承包商、监理部的工程交往中代表业主行使权力和义务。
(1)与业主一起确定项目目标及目标的协调。
(2)与业主各相关部门、批准机关协调合作。
(3)进行项目目标的控制、监督、跟踪项目的实施过程,保证项目顺利实施,以符合业主要求。
(4)代表业主作现场管理,对监理项目部、承包商有指令权。
(5)为业主决策提供各种信息、意见和建议,在选择目标、选择承包商、确定方案、调整计划时提出建议和论证。
(6)在业主授权范围内做出决策,起草各种文件,如招标文件、合同、发布指令等,在工程中收集信息,建立项目文档。
项目组在涉及到业主方面的利益问题时,如,合同范围的变化、工程变更等内容应事先与业主商量,取得一致意见,避免出现朝令夕改的状况,动摇项目组在该项目上的威信。
该项目的钢结构屋面为钢结构张弦梁体系。针对该体系,项目组在前期市场调查中发现:能够同时进行预应力缆索张拉和钢结构安装制作的承包商很少,即使有,也会由于市场和技术的高度垄断而很难降低工程报价,同时也不利于从中选择。因此,项目组建议由预应力张拉和钢结构组成联合体,对本项目进行投标,联合体以钢结构为主,与我院签订钢结构分包合同。
2.3 设计项目负责人
(1)设计项目负责人应将其设计进展及时通报项目组,如出现阻碍、中断和其他拖延,应直接向项目组报告,以便能采取措施。
(2)专业设计工程师在完成专业设计后应先交设计项目负责人(或建筑师)作相关方面的审查后交项目组。
(3)设计项目负责人在施工阶段应与项目组一起研究工程变更决定,但施工现场的一切变更指令权归业主及项目组。
(4)设计文件及变更文件在交业主审批前先交项目组。
为控制项目变更,严禁施工单位与设计方私下沟通,影响项目目标的实现,作为本项目的设计方———上海林同炎李国豪工程咨询有限公司,在工程设计进度方面,尤其在工程变更上,尽量地满足工程的需要。涉及的工程变更,在合同中要求:一般变更在48h内给于明确答复,对一些大变更,在项目组提前协调的情况下也都能及时予以答复,确保变更的及时性。
所有的变更直接由项目组负责签发和接收,最大限度地避免“无关”的变更流向工地。
2.4 监理部
监理部直接服从项目组的领导,在内容、时间、费用等方面负责对施工过程进行具体的计划、组织、监督、控制。任务如下:
(1)依据建筑工程施工中监理信息化管理要求从事信息工作,协调业主委托的各承包商之间的工作,各种信息化指令需经监理部签字后再传达各方。
(2)为项目组提供准备和建议,并执行项目组的指令、决策等。
(3)依据合同对本项目的工期计划、质量和费用进行控制和管理。
(4)对承包商具有指令权,负责现场工程协调和总体质量控制。
(5)主持监理协调会议。
(6)向项目组提交经审核的项目月报表。
(7)审查承包商提交的账单并递交给项目组。
(8)对承包商提出的变更作出经济分析,供项目组及业主参考。
在这些范围内监理部对业主委托的承包商有指令权,特别当工期、成本与计划相违背需采取措施时。为保证协调任务的完成,所有与项目有关的会谈、会议都应在事前及时通知监理部,由监理部向项目组提交报告,同时应获得设计、施工所必需的信息。
结合具体的社会环境,对监理的职责事先进行分工。利用目前监理公司在质量控制方面的人力优势,重点进行工程质量控制。在进度和投资方面,由项目组和监理部共同把关。如,工程变更,专门增加“技术经济分析”一栏,要求承包商对变更内容进行变更概算,由监理部对变更的合理性进行判断,签署意见,提交项目组和业主决策。
2.5 承包商
2.5.1 总包商
(1)总包按总承包合同进行工程施工,直接受项目组和监理部的协调指挥。
(2)总包企业的分包商由总包企业负责协调。
(3)总包应将工程进度向监理部和项目组汇报。由总包企业负责做出的设计文件应将设计文件归档后送监理部,并由监理部审核后送交本项目组。
(4)设计图纸变更按本项目变更程序执行,如有违反,视同违反合同。
(5)由总包单位每月出资500元,作为学院后勤部门公共场地清扫费。
(6)夜间施工许可证由施工单位办理。
其中一些不便在合同中说明或没有提及,而又确实存在的问题,如第5条、第6条,在主合同签订后,与总包项目经理部协商,在不影响项目总体目标的前提下达成一致,并在项目手册中明确。
2.5.2 分包商
(1)其它分包施工单位,由总包负责协调,工程由业主委托。
(2)在指定分包商工程款审批过程中,加入“总包意见”条款,加大总包对指定分包商的施工管理力度。
随着项目的进行,加入的承包商越来越多,项目参加者处于动态的变化中,因此需不断的对“项目参加者”一项进行增减,不必将全部的承包商一一列出,以保持手册精简。
作为项目合同的补充,项目手册在各参加者的权力、责任上进行了合理细化,其目的是更加符合项目实施的现状,更好地为项目目标服务。项目组在起草的同时,注意与业主及项目所涉及参加者如总包、监理的沟通,其中部分条款必须得到业主方(学院及基建处领导)的理解与支持,特别是在与业主方有关的主承包合同和监理合同的部分内容上更是如此。
在工程进行过程中,学院对工程建设的要求在不断地变化,主要体现在对变更批准程序的完善,包括所需变更资料、提交时间、流程、签发时间等内容的修改,补充进入项目手册并详细说明,尽量使承包商理解和支持,缩短变更批复时间,提高工作的效率。
此外,监理例会制度是一项非常好的制度,它及时科学地解决了大量工程中出现的问题,项目手册对会议时间、参加人员、形成纪要的程序都作了详细说明。由于会议控制得当,各方配合,解决问题的效率高,越来越多的参加者对项目监理会议持欢迎态度,愿意将工程进展过程中出现的问题提出来,并加以解决。监理例会既是一次正式的沟通,又是一种非正式的协商,特别在2003年非典时期,2004年工程停工阶段对于保持工程队伍稳定、鼓舞士气、明确项目目标、消除危机事件的影响等方面发挥了重要作用。
3 结语
项目手册的使用,使项目的基本情况透明,体现了现代项目管理中的管理规范化、制度化、程序化,为工程正确决策提供规范、有效的程序及保障。为充分发挥其作用,对项目手册还可作进一步的探讨,如在不同的阶段更好地适应项目发展和变化,如何与合同管理协调执行,以及加强信息管理、运用现代化通讯和信息技术进行有效的沟通与交流等。
原文网址：http://www.pipcn.com/research/200612/955.htm
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