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基于Web的合同管理系统
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内容提示：分析了在企业规模大、地域分散的特定情况下,传统合同管理模式存在的信息管理分散,集成度不高,数据传输及时性差,合同信息追踪困难,对客户的资质难以做出有效评估等问题,提出了基于web的合同管理解决方案.为实现地域分散条件下的群体协同工作,使合同管理高效化和标准化提供了参
在经济全球化和企业运营国际化的趋势下,大型企业普遍向集团化方向发展,规模不断变大. 与此同时,企业的合同管理将面临由于部门地域分散所带来的诸多问题,例如:信息管理分散、集成度不高,数据传输及时性差,传统的客户端/服务器系统的升级维护成本太高,合同信息追踪困难,难以对客户资质做出有效评估等.
合同管理作为企业管理中的重要一环,对合同数据的准确性、数据传输的安全性和业务处理的规范性有很高的要求. 也正因如此,合同管理工作中繁琐的业务流程限制了管理人员工作效率的提高;另外,如何有效地利用庞大的合同历史数据,为合同管理人员提供必要的决策支持也成为一项新的课题.
随着我国企业信息化水平的提高,合同管理已逐步由传统的手工作业转化为计算机管理. 初期的合同管理系统为文档管理系统,实现合同生命周期的过程记载,而后发展为数字化合同模型,对合同实行元素化管理,形成了规范的数据结构,可方便进行数据统计、比较和查询分析. 技术架构也由单机模式逐步向局域网环境下的客户端/服务器结构过渡. 由于合同管理工作的严谨性和不同企业、政府部门在合同业务的处理上存在的巨大差异,所采用的合同管理系统多是根据自身的实际情况定制而成. 例如:某军事单位针对其科研合同管理中具有高保密度的要求和严格的审批程序,开发了科研合同管理系统[ 1 ] ;江苏电视台根据广告合同业务量大和需要播出编排等特殊情况,开发了广告合同管理系统[ 2 ]等.
上述系统采用的是基于C /S结构的合同管理系统. 而针对一些公司企业规模大、部门地域分散的特点,笔者提出了基于Web的合同管理模式,以满足企业对信息灵敏度、规范化管理和辅助决策分析的要求.
1 大型企业跨地域合同管理的需求分析
软件系统的设计与开发中,最重要是从用户的专业领域中整理出需要计算机处理的需求. 在企业规模大,部门地域分散的特定情况下,下属单位可能根据自身实际情况形成内部独立的合同管理工作模式,这对整个企业集团合同管理的标准化造成了困难;而且基础数据存留在基层部门,将形成信息孤岛现象,造成信息不准确,利用率低等问题,合同数据传输的滞后也会对企业决策层的决策产生影响. 除此之外,软件应用存在跨地域实施的特点使得软件开发人员必须要考虑应采用何种技术架构来解决软件系统与不同软件平台之间的兼容性问题,以及日后的升级、维护等问题.
通过对某公司进行调研,可以总结该企业跨地域合同管理的需求如下:
2) 建立统一的数据库系统,实现全企业数据集中管理,避免信息孤岛的出现;
3) 在合同生命周期内,实现数据信息跟踪管理,包括基本信息和履行信息的管理;
4) 实现合同的归档管理,以及合同数据查询、统计等处理功能;
5) 提供标准报表、自定义报表等多种格式的报表处理功能;
6) 对客户信息进行管理,在合同签署前为客户的资质评估提供数据支持;
7) 提供合同示范文本、相关法律法规和授权委托信息等资料的信息管理功能;
8) 确保合同管理工作的规范性和安全性.
2 基于Web的合同管理系统设计
2. 1 Web应用系统的特点
目前,很多企业的管理信息系统采用了C /S的系统结构,这类系统的优点是与大型数据库的联接紧密,数据处理速度快,系统安全性好. 但应用C /S结构建设的管理信息系统专用性强,难以跨平台使用,开发周期长、生命周期短,系统维护和升级成本太高,系统只能在局域网的小范围内实现信息集成和信息共享,其封闭性限制了系统对外部资源的利用[ 3 ] . 而且,如果需要提供Internet/ Intranet上的数据服务,旧的管理信息系统必须要以新的软件技术重新编写,造成重复开发成本高.
随着互联网在世界范围内的普及和信息技术的发展,基于Web的信息系统对传统管理信息系统的体系结构产生了巨大的影响. 与C /S结构相比,基于Web的管理信息系统具有如下优势:
1) 开放性:基于Web的管理信息系统可以做到开放式的、跨平台的应用;
2) 易于维护和升级:采用分布式多层应用技术,大大节省了用于系统维护和升级的时间和费用,也改善了C /S结构的延展性问题;
3) 标准化:基于Internet上的公开协议和技术标准(如TCP / IP, HTTP, XML, SOAP等)可实现应用系统在Internet/ Intranet上的集成,具有良好的扩展性. 对于操作人员来说,客户端可使用标准化的浏览器软件,用户界面的操作简单易学[ 3 - 4 ] ;
4) 安全性:与传统的C /S结构相比,基于Web的管理信息系统在客户端与数据库服务器之间增加了Web层服务器和其他的中间层服务器,使客户端和数据库服务器不直接相连,可有效地防止用户的非法入侵[ 5 ] . 此外,中间层为系统提供了基本的安全保护,并支持软件开发人员使用SSL ( Security Socket Layer)对传输的资料进行加密解密.
2. 2 合同管理系统的技术架构
系统采用基于Web的技术架构体系,使用大型数据库MS SQL Server,以Delphi作为应用程序开发工具. 在开发过程中,严格遵循了面向对象(Object Oriented)技术原则,采用组件式(Component Based)开发,注重产品的技术架构( Technical Infrastructure ) 的建立,运用了Web Service技术,能够有效的支持产品的进一步发展和第三方的集成应用. 图1为系统结构图.
2. 3 合同管理的内容
合同内容一般应包括:当事人的名称和住所;标的;数量;质量;价格与报酬;履约期限、地点和方式;违约责任;解决争议的方法[ 6 ] . 合同管理系统中所包含的合同基本信息元素最终要根据企业所在的行业背景和企业自身的实际情况来决定.
合同管理的业务处理中,根据企业的实际情况制定标准一致的合同编码规则,内容的规范性为构造数字化的合同模型,实现元素级的合同管理提供了方便.所讨论的合同管理系统包含了合同编号、合同名称、合同分类(内部合同、关联交易合同、外部合同) 、专业类别(买卖合同、工程建设合同、承揽合同、技术合同、其它合同) 、管理方式(授权、审查、审批、局本部) 、自定义分类、甲方/乙方、甲方单位、乙方单位、合同金额、项目计划金额、签约时间、审查时间、计划履行开始、计划履行截止等42项合同基本信息.
系统还包括了合同项目履行信息的实时跟踪和管理. 合同项目的履行信息有:合同项目的收(支)情况、标的物交付进度、争议处理情况、合同变更信息以及资料归档情况等. 项目实际履行数据与合同规定条款的对比可帮助合同管理者对合同履行情况全面、准确的把握.
另外,示范文本、法律法规等辅助信息的便捷查询有助于合同的规范性管理,系统对客户信息的记录和分析能够在客户资质评估方面为合同管理人员提供决策支持.
2. 4 合同管理系统的功能模型
2. 4. 1 客户端的主要功能
客户端的Web页面分为合同业务客户页面和业务管理员页面. 业务客户的Web页面实现了客户在线填写合同申请表、在线下载申请表和在线打印申请表的功能.
业务管理员的Web页面主要包含5个模块,各模块的功能如图2所示.
合同信息管理包括了对合同基本信息和合同履行信息的管理,合同基本信息的数据项设置应根据企业不同的行业背景或者政府机构对合同管理系统的不同实施要求制定,并提供数据项的用户自定义功能以拓展系统的实用性. 对合同执行情况的跟踪,包括了对合同履行进度、结算情况、变更内容、争议解决办法、合同履行完毕资料归档等情况的信息管理,并提供各项数据的对比分析功能. 批量导入提供了传统的Excel表格在指定格式下向数据库的导入接口. 系统提示根据系统管理员设置的提前天数,定期向用户提示合同收付款和合同到期期限等信息.
合同管理作为企业管理中的重要一环,对合同数据的准确性、数据传输的安全性和业务处理的规范性有很高的要求. 也正因如此,合同管理工作中繁琐的业务流程限制了管理人员工作效率的提高;另外,如何有效地利用庞大的合同历史数据,为合同管理人员提供必要的决策支持也成为一项新的课题.
随着我国企业信息化水平的提高,合同管理已逐步由传统的手工作业转化为计算机管理. 初期的合同管理系统为文档管理系统,实现合同生命周期的过程记载,而后发展为数字化合同模型,对合同实行元素化管理,形成了规范的数据结构,可方便进行数据统计、比较和查询分析. 技术架构也由单机模式逐步向局域网环境下的客户端/服务器结构过渡. 由于合同管理工作的严谨性和不同企业、政府部门在合同业务的处理上存在的巨大差异,所采用的合同管理系统多是根据自身的实际情况定制而成. 例如:某军事单位针对其科研合同管理中具有高保密度的要求和严格的审批程序,开发了科研合同管理系统[ 1 ] ;江苏电视台根据广告合同业务量大和需要播出编排等特殊情况,开发了广告合同管理系统[ 2 ]等.
上述系统采用的是基于C /S结构的合同管理系统. 而针对一些公司企业规模大、部门地域分散的特点,笔者提出了基于Web的合同管理模式,以满足企业对信息灵敏度、规范化管理和辅助决策分析的要求.
1 大型企业跨地域合同管理的需求分析
软件系统的设计与开发中,最重要是从用户的专业领域中整理出需要计算机处理的需求. 在企业规模大,部门地域分散的特定情况下,下属单位可能根据自身实际情况形成内部独立的合同管理工作模式,这对整个企业集团合同管理的标准化造成了困难;而且基础数据存留在基层部门,将形成信息孤岛现象,造成信息不准确,利用率低等问题,合同数据传输的滞后也会对企业决策层的决策产生影响. 除此之外,软件应用存在跨地域实施的特点使得软件开发人员必须要考虑应采用何种技术架构来解决软件系统与不同软件平台之间的兼容性问题,以及日后的升级、维护等问题.
通过对某公司进行调研,可以总结该企业跨地域合同管理的需求如下:
1) 实现信息处理的标准化和数据化,在集团企业内部建立标准的合同管理流程和内容规范;
2) 建立统一的数据库系统,实现全企业数据集中管理,避免信息孤岛的出现;
3) 在合同生命周期内,实现数据信息跟踪管理,包括基本信息和履行信息的管理;
4) 实现合同的归档管理,以及合同数据查询、统计等处理功能;
5) 提供标准报表、自定义报表等多种格式的报表处理功能;
6) 对客户信息进行管理,在合同签署前为客户的资质评估提供数据支持;
7) 提供合同示范文本、相关法律法规和授权委托信息等资料的信息管理功能;
8) 确保合同管理工作的规范性和安全性.
2 基于Web的合同管理系统设计
2. 1 Web应用系统的特点
目前,很多企业的管理信息系统采用了C /S的系统结构,这类系统的优点是与大型数据库的联接紧密,数据处理速度快,系统安全性好. 但应用C /S结构建设的管理信息系统专用性强,难以跨平台使用,开发周期长、生命周期短,系统维护和升级成本太高,系统只能在局域网的小范围内实现信息集成和信息共享,其封闭性限制了系统对外部资源的利用[ 3 ] . 而且,如果需要提供Internet/ Intranet上的数据服务,旧的管理信息系统必须要以新的软件技术重新编写,造成重复开发成本高.
随着互联网在世界范围内的普及和信息技术的发展,基于Web的信息系统对传统管理信息系统的体系结构产生了巨大的影响. 与C /S结构相比,基于Web的管理信息系统具有如下优势:
1) 开放性:基于Web的管理信息系统可以做到开放式的、跨平台的应用;
2) 易于维护和升级:采用分布式多层应用技术,大大节省了用于系统维护和升级的时间和费用,也改善了C /S结构的延展性问题;
3) 标准化:基于Internet上的公开协议和技术标准(如TCP / IP, HTTP, XML, SOAP等)可实现应用系统在Internet/ Intranet上的集成,具有良好的扩展性. 对于操作人员来说,客户端可使用标准化的浏览器软件,用户界面的操作简单易学[ 3 - 4 ] ;
4) 安全性:与传统的C /S结构相比,基于Web的管理信息系统在客户端与数据库服务器之间增加了Web层服务器和其他的中间层服务器,使客户端和数据库服务器不直接相连,可有效地防止用户的非法入侵[ 5 ] . 此外,中间层为系统提供了基本的安全保护,并支持软件开发人员使用SSL ( Security Socket Layer)对传输的资料进行加密解密.
2. 2 合同管理系统的技术架构
系统采用基于Web的技术架构体系,使用大型数据库MS SQL Server,以Delphi作为应用程序开发工具. 在开发过程中,严格遵循了面向对象(Object Oriented)技术原则,采用组件式(Component Based)开发,注重产品的技术架构( Technical Infrastructure ) 的建立,运用了Web Service技术,能够有效的支持产品的进一步发展和第三方的集成应用. 图1为系统结构图.
2. 3 合同管理的内容
合同内容一般应包括:当事人的名称和住所;标的;数量;质量;价格与报酬;履约期限、地点和方式;违约责任;解决争议的方法[ 6 ] . 合同管理系统中所包含的合同基本信息元素最终要根据企业所在的行业背景和企业自身的实际情况来决定.
合同管理的业务处理中,根据企业的实际情况制定标准一致的合同编码规则,内容的规范性为构造数字化的合同模型,实现元素级的合同管理提供了方便.所讨论的合同管理系统包含了合同编号、合同名称、合同分类(内部合同、关联交易合同、外部合同) 、专业类别(买卖合同、工程建设合同、承揽合同、技术合同、其它合同) 、管理方式(授权、审查、审批、局本部) 、自定义分类、甲方/乙方、甲方单位、乙方单位、合同金额、项目计划金额、签约时间、审查时间、计划履行开始、计划履行截止等42项合同基本信息.
系统还包括了合同项目履行信息的实时跟踪和管理. 合同项目的履行信息有:合同项目的收(支)情况、标的物交付进度、争议处理情况、合同变更信息以及资料归档情况等. 项目实际履行数据与合同规定条款的对比可帮助合同管理者对合同履行情况全面、准确的把握.
另外,示范文本、法律法规等辅助信息的便捷查询有助于合同的规范性管理,系统对客户信息的记录和分析能够在客户资质评估方面为合同管理人员提供决策支持.
2. 4 合同管理系统的功能模型
2. 4. 1 客户端的主要功能
客户端的Web页面分为合同业务客户页面和业务管理员页面. 业务客户的Web页面实现了客户在线填写合同申请表、在线下载申请表和在线打印申请表的功能.
业务管理员的Web页面主要包含5个模块,各模块的功能如图2所示.
合同信息管理包括了对合同基本信息和合同履行信息的管理,合同基本信息的数据项设置应根据企业不同的行业背景或者政府机构对合同管理系统的不同实施要求制定,并提供数据项的用户自定义功能以拓展系统的实用性. 对合同执行情况的跟踪,包括了对合同履行进度、结算情况、变更内容、争议解决办法、合同履行完毕资料归档等情况的信息管理,并提供各项数据的对比分析功能. 批量导入提供了传统的Excel表格在指定格式下向数据库的导入接口. 系统提示根据系统管理员设置的提前天数,定期向用户提示合同收付款和合同到期期限等信息.
原文网址：http://www.pipcn.com/research/200610/860.htm
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