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合同管理刍议
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内容提示：以工程合同为重点，把好合同管理的入口关。以分承包合同为重点，把好合同管理的出口关。以索赔为重点，把好合同管理的履约关。以诉讼环节为重点，把好合同管理的终结关。
延伸阅读：合同管理
■以工程合同为重点，把好合同管理的入口关。（参考《建筑中文网》）
■以分承包合同为重点，把好合同管理的出口关。
■以索赔为重点，把好合同管理的履约关。
■以诉讼环节为重点，把好合同管理的终结关。
随着我国社会主义市场经济体制改革的逐步深入，以及加入WTO后建筑市场全面与国际接轨，更增大了合同管理的风险性和多变性。企业合同管理是企业管理的重要组成部分，涉及到企业的各个领域，直接关系到企业的生存与发展。从某种意义上说，合同管理是企业发展的一个关键。
然而，当前仍有许多企业对合同管理的重要意义认识不足，具体表现在：一是合同意识淡薄，面对竞争激烈的建筑市场，只注意经营承揽，缺乏对施工合同的内容和条款真研究及对策，为后期工程管理和索赔留下隐患。二是缺乏预见性，不能对工程及时地跟踪、行有效地动态分析和管理。三是针对业主不规范的市场行为，缺乏有效的规避合同风险的对策和措施。
合同管理的社会性
合同管理的社会性是指企业运用一系列合同管理方法，全方位、多角度加强与市场的接口，通过合理、有效、科学的合同管理，取得较好的社会效益和经济效益，从而优化企业的市场地位。加强合同管理的社会性应突出以下“四个重点”，来推动合同管理工作的全面落实。
以工程合同为重点，把好合同管理的入口关。 一份工程合同的履行，影响到一系列相关的分项合同，如工程分包、劳务分包、材料采购、设备租赁、加工承揽等，还包括公司内部相关的诸多合同。在这个合同网络体系中，工程合同是纲，也是合同管理的中心。
面对严峻的市场形势，施工企业必须严把工程合同的信息评审和合同评审关，在合同制订的过程中，注重保护自身的合法权益，从而提高企业综合效益和社会信誉，才能在市场中立足。
信息评审。必须对搜集到的大量工程项目信息进行认真排队摸底，对可信度高、中标可能性较大、满足企业近期经营方针的项目，落实责任人展开工作避免一些无谓的人力、物力投入，以降低经营成本。与此同时，要开展一系列的基础工作，主要是：了解发包人是否具备相应资格，项目是否已具备招投标、签订和实施合同的一切条件，特别是否具备各类批准文件，招投标过程是否符合法定的程序；了解项目所在地的社会情况，正在运行的相同或相近项目的有关情况以及当地主要材料的供应情况等。
合同评审。要经过对招标文件的评审，对投标书的评审和签约合同评审三个过程，并注意以下几点：一是合同中的预算及付款方式、工期、质量是否合理，企业是否存在实施项目的能力。二是合同用词是否准确，有无模棱两可或含义不清之处，合同条款是否符合有关法律、法规。三是及时提出合同中存在的问题，对工程中可能出现的不利情况，是否有足够的预见性，对风险因素是否有周到的考虑及规避措施。
以分承包合同为重点，把好合同管理的出口关。为提高经济效益，搞好内部开源节流，在发包方结账方式既定的前提下，严格把好合同管理出口关非常重要。为此，一是分包合同的签订，必须以工程合同为依据，必须满足工程合同的要求，工程合同中有关工期、质量、安全、履约保证金等必须在分包合同中进行分解，层层落实。二是在订立分包合同时，要充分考虑工程的实际情况，划清合同界面，明确双方各自的权利和义务，避免责任不清，互相推诿，影响工程顺利进行。三是抓好分包合同的履行。 对分包的施工单价、购销单价、费用标准及结算方法等，建立较为完善的管理标准，以分包合同为基础，对不合理的单价、费用作必要的修正；在现场施工、材料等部门设置关口，严格审核，加大各部门、各单位对分包工程施工进度、质量的督促检查，保证合同的顺利履约。四是严把分包合同的结算关。以分包合同为基础，会同有关生产、质量、材料、核算等部门进行会签，尤其对无定额及换算定额项目，要做好发包方对材料单价或项目造价的确认工作，对分包结算的工作量，实行三级复核制度，层层把关。
以索赔为重点，把好合同管理的履约关。建筑工程的特点是施工工期长，技术质量要求高，工程造价中含有许多不确定因素，比如，现场施工条件的变化、工程设计变更及工程实物量的增减、建筑材料价格的变化、政府部门对施工预算定额的调整，以及合同条款中的缺陷和业主付款行为的违约等。因此，在合同执行过程中，索赔事件不可避免，而且也是经常发生的正常现象，索赔属于经济补偿行为在国际投标项目中运用较为广泛。做好施工过程中的索赔工作，是目前恶劣市场竞争环境中增加工程成本收入的重要手段，也是合同管理的重要内容。加强索赔工作管理要注意以下几点：
索赔的处理必须要以合同为依据。合同文件是索赔的依据，索赔是合同管理的继续，特别要注意对合同条款的研究，在施工过程中，要随时随地将实际情况与合同规定相对照，及时整理索赔资料，组织索赔工作。具体索赔事项主要有：在工程量的变更方面，凡超越合同文件规定的数量或新增加的工作内容，均在合同上明确限额，超出限额的，应进行经济和工期索赔。在支付工程款方面，合同中应明确支付工程款的时间和数量，有预付款的要规定起扣点时间；对于业主拖欠进度款和审计后应支付款在相应条款上要有防范措施；对于压价工程，签约时必须把范围和程度写清楚，若发生工程变更或大幅度的增减项目，相应的费用也要增减。
要注意保留索赔的相关依据。索赔的主要依据除了合同文件以外，还包括来往信函、会议纪要、施工记录、工程变更等，获得现场工程师签名的质量检查、验收记录是索赔的有力证据。此外，工人工资单、设备、材料和零配件采购单、付款收据、照片等都可能是索赔证据中一个不可缺少的部分。具体要求是：对新增工程内容，在施工前，将价格确定下来，在价格未确定又必须施工时，要将每道工序耗用的工时详尽记录下来，对影响其他工种的窝工也应详尽记录。会议记录要双方签字确认，双方不同的意见也要如实写明。施工日记要对工程进行中发现的异常情况，参加的各种会议、停工、各种事故、下发的各种指令、自然条件变化等准确、扼要地进行记录。施工的每道工序，要及时进行验收，并及时签证。对工程进展情况（尤其异常状况）要利用摄像方法进行记录，如实记录当时情况。
凡应在施工过程中提出的均应及时提出，如果将问题搁置下来，留到以后处理，将会带来意想不到的后果，尽量将单项索赔在执行过程中陆续加以解决，避免后期综合索赔所带来的矛盾复杂化。
认真正确起草索赔报告。索赔证据要确凿充分，语言要言简意骇，要引用合同条款，建立事实与损失之间的因果关系，说明索赔的合理性，突出强调干扰事件中的不可预见性和突发性，以及自身为避免干扰事件的影响和损失所采取的措施。
以诉讼环节为重点，把好合同管理的终结关。合同履行中出现争议和纠纷是现阶段建筑行业时常发生的事，诉讼是解决纠纷最后也是最有效的手段。将诉讼归于合同管理，是合同的法律性决定的，也是合同管理“过程化”的完整体现。做好对外诉讼，要澄清对“打官司”的模糊认识和畏惧心理，当对方违约影响合同履行，给企业造成损失时，可以而且应当通过法律手段来维护自己的合法权益。在诉讼过程中要做到严密、及时，最大限度地争取企业合法权益。
合同管理的内部性
通过企业内部合同管理，建立以合同管理为核心的组织机构，明确合同管理的工作流程，在管理过程中抓住“四个环节”，将合同管理融入施工项目管理全过程，提高经济和社会效益，增强企业的实力，实现生产经营的良性运行。
抓好合同交付环节，提高全员合同意识。合同签订后，公司本部合同管理人员应将招标文件、招标答疑资料、询标纪要、投标书（报价、施工组织设计、承诺书）和合同文本对项目部进行交付，使项目部熟悉合同中的主要内容，明确工程中的风险、重点或关键性问题。要求项目收集、分析合同履约过程中的各项信息并及时进行调整，对合同的履约过程进行预测，及早提出与避免影响合同履约过程中的各种问题，减少并避免合同风险。项目部应将合同责任目标进行分解，落实到部门和责任人，提高全员合同意识。
抓好台账管理环节，确保合同管理落到实处。合同台账管理，是合同管理中一项重要工作。搞好合同台账管理，既是合同履行的依据，又是合同履行的记录，对合同管理的实施和评价有着十分重要的意义。实施有效合同管理的台账主要有：工程合同、工程项目专业分包合同、工程项目材料采购合同、工程项目机械设备采购合同、工程项目机械设备租赁合同、工程项目材料租赁合同、工程项目劳务承包合同、工程项目内部承包合同、工程项目内部承包合同见证表、工程项目合同签订情况汇总表、工程项目各类合同履约记录表、工程项目月度监督检查信息汇总与反馈表和工程项目合同资料存档汇总表。
原文网址：http://www.pipcn.com/research/200605/326.htm
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