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企业信息化工程的组织管理体系
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内容提示：在分析与信息化有关的企业组织机构现状的基础上,提出了一种适合中国国情的新的企业信息化工程组织管理体系.该体系由企业信息化工程领导小组、信息副总裁、信息中心和专家组等主要部分组成;提出由信息副总裁身兼信息主管和知识主管两职,专家组由企业内外的专家共同组成;论文对
企业信息化工程是一个复杂的系统工程[ 1 ] ,涉及到企业生产经营的各个部门,没有一个强有力的组织机构是很难推动企业的信息化建设进程的. 鉴于此,企业信息化工程的组织管理体系引起了国内外专家学者的关注[ 2 - 3 ] .
在早期的信息系统建设中,基本上没有什么专门的负责企业信息化建设的组织机构,只是由计算机应用的部门指定几个人来负责计算机的管理、应用或开发. 目前已有不少企业有了主管计算机应用的部门,如设置有计算机室、计算机所、计算机中心或信息中心等. 尽管如此,这些部门仍然难以承担企业信息化工程的重任. 这是因为:
计算机室大多隶属于企业内部的某一部门,处于组织机构底层的计算机室是不可能让其它部门配合工作的,因而这种组织模式要完成整个企业信息化的规划、实施与维护是显然不可能的. 计算机所这种组织形式有的还隶属于某一部门,有的虽与部门同级,但其工作任务大多定位于企业的信息系统设计开发与服务,难以从企业全局的高度来规划和管理企业的信息化建设. 计算机中心比计算机所涉及的业务范围又有扩大,但不少企业的计算机中心是将分散在各个部门的计算机人员集中起来,为集中管理整个企业计算机系统、避免资金的重复投入和资源的浪费而成立的,而且很多是隶属于企业的技术系统,这样的计算机中心是计算机及其应用人员的汇集,仍难以完成整个企业信息的规划、实施与维护的重任. 信息中心这种组织形式表明企业对信息化建设已经有了比较清楚的认识,重视程度也比较高,信息中心一般都与部门同级,并且基本上都承担了整个企业信息的规划、实施与维护的任务. 但是,即便这样,信息中心要真正承担起企业信息化建设的重任,还是有很大的难度. 因为,企业尤其是国有大中型企业,部门各自为政的现象比较严重,要让一个同级别的部门来“干涉”自己的工作,是难以“忍受”的.这让信息中心的工作仍然不好开展.
鉴于上述种种原因,笔者提出一种企业信息化工程的组织管理体系,供进行信息化建设的企业参考.
1 企业信息化工程的组织结构
作者在总结多年企业信息化实践经验的基础上,提出了如图1所示的企业信息化工程组织结构.
企业信息化工程是“一把手工程”[ 4 ] ,要真正把企业的信息化建设搞好,必须有高层领导的亲自参与. 因此,图1的组织体系中,把企业的“一把手”(可能是总裁、总经理,也可能是厂长,这里统称CEO, Chief Executive Officer)放在首位.
在信息中心上面增设了一个信息副总裁,同时兼有信息主管( chief information officer, CIO)和知识主管( chief knowledge officer, CKO)的职责. 该信息副总裁与其他副总裁的地位相等,仅低于总裁.
为便于与其它副总裁的工作协调,企业还应设立一个企业信息化工程领导小组,由CEO 亲自担任组长,信息副总裁担任副组长,其他副总裁和总工程师等高层领导都是领导小组成员,信息副总裁来负责日常事务,这样,既突出了“一把手”的领导和决策作用,又有具体负责的具有相当职权和地位的信息副总裁来负责具体事务,还可以协调各方面的工作,保证信息化工作的权威性和受重视的程度. 领导小组在企业信息化过程中,要担当起信息化组织和协调的作用,制定企业信息化的总方针和政策,并组织专门人员制定企业信息化的总体规划和分阶段的实施方案.
信息副总裁主管的信息中心或信息管理处作为企业信息化工程的管理部门和实施部门,具体负责企业信息化工程的各种具体事务并兼有企业信息化工程领导小组办公室的职能. 信息中心与其他部门同级,即相当于一个部级机构,以便开展工作.
除信息中心之外,还应设立一个企业信息化工程专家组,从技术的角度对企业信息化工程把关. 该专家组的成员应包括企业有关方面的技术专家,此外还应包括一些从高校、科研单位、IT公司外聘的专家,让他们以第三者的身份,从一个比较高的高度和公正、客观的立场,为企业的信息化建设出谋划策.
由于信息副总裁和信息中心是企业信息化工程实施的关键人物和部门,下面详细论述其工作职责.
这里的信息副总裁兼有信息主管和知识主管两种任务. 之所以将这两种任务由一个信息副总裁来兼任,有以下两方面的原因: 1)虽然信息主管和知识主管的任务各有侧重,但知识和信息有密不可分的关系,知识要转化为信息,为企业更多的相关人员使用,普通的信息又要进一步提炼为知识,为企业创造价值,将信息主管和知识主管的任务由同一个人来兼任,对两者的相互转化和利用更为有利. 2)目前大多数企业对信息管理和知识管理的重视程度都还不够,分别设立两个职位,会认为其工作任务不够明确和饱满. 采用这种折中的办法,既有利于企业的信息化建设,又能使企业的知识管理工作开展起来. 当然,在条件许可的大型企业,如果信息主管和知识主管的任务都很重,也可以安排两个人来分别承担信息主管和知识主管的工作.
信息主管与知识主管的工作重点应该说是有区别的[ 5 ] . 信息主管主要负责信息系统规划、建设和运行,以支持企业的战略与组织变革. 而知识主管则具体协调知识管理项目、管理文化的培育与变革. 因而,身兼上述两职的信息副总裁的具体工作职责应该包含这两方面的内容,具体如下:
1) 作为信息主管负责企业的信息化建设信息副总裁要从总体上负责企业信息政策、信息标准、信息程序方法的制定,并对企业信息资源进行管理和控制. 要完成这样的任务,要求信息主管[ 6 ] :
①地位:副总裁级,在某些方面比其它副总裁具有更大的权力和整体协调能力,但又要有很强的为其它业务部门服务的意识. 理论上,信息主管直接对企业总裁负责.
②素质:既懂管理、又懂业务,还懂信息技术的复合型人才,具有深刻的技术洞察力,善于学习,通晓信息技术和企业管理理论的新发展,知道如何选择适合于本企业的信息技术. 对信息系统的规划、开发和运行具有充分的领导能力和协调能力,以使企业在快速变化和激烈的市场竞争中保持活力.
③职责:确定企业的信息政策,规划企业的信息化建设,使之对企业的整体优化运行提供最大支持;组织实施企业信息化工程,协调各部门之间在信息方面的关系;对企业的信息资源进行管理和控制;对信息系统的基础结构和软、硬件的稳定运行负责;监督信息系统的利用率,确保投资有效;对信息方面的人才进行培训和教育,保证留住人才,用好人才;确定企业信息化中的哪些部分需要自行开发,哪些部分需要合作开发,哪些部分需要对外承包. 拍板决定信息系统硬软件的选型和配置,选择合作伙伴;对信息系统的安全运行负责,既要充分宣传企业,使感兴趣的用户能方便地获取他们所需的信息,又要保证企业的核心机密不要泄露出去,以免给企业造成不可弥补的损失. 同时,还要保证“信息垃圾”不要进入企业的信息系统.
④个性:超群的领导能力,善于沟通,高超的人际交往能力,优秀的判断力,有战略眼光,乐于与同事建立合作关系.
可以看出,信息化企业的良好运行对信息主管提出了很高的要求,企业应该寻找或下气力培养这方面的人才.
2) 作为知识主管负责企业的知识管理工作信息副总裁作为知识主管还要组织知识的创造、发明和传播的最大化,将企业的知识变成企业的效益.具体说就是:建立和造就一个能够促进学习、积累知识和信息共享的环境,使每个人都认识到知识共享的好处,并为企业的知识库做贡献;监督保证知识库内容的质量和深度;保证知识库与企业的发展一致;保证知识库设施的正常运行;加强知识集成,产生新的知识,促进知识共享的进程[ 6 ] .
在信息副总裁兼任知识主管时要特别注意不要把知识主管和信息主管这两种职责混为一谈,按道理,知识主管的地位比信息主管还要高一些,位于CEO 和C IO之间. 知识主管的作用应该超出信息技术的范围,包括诸如培训、技能、奖励、战略等. 创新和集体创造力的培养是知识主管的工作重点.
知识主管应该是一位善于思考的人,富有创造性,能适应探索性和挑战性强的工作.
3) 作为身兼两职的信息副总裁,既要兼顾各自的工作重点,又要注意两者工作的结合.
3 信息中心的职责
信息中心是企业信息化工作的管理部门和信息化具体工作的实施部门. 信息中心在信息化实施和运作过程中发挥着以下重要作用:
在早期的信息系统建设中,基本上没有什么专门的负责企业信息化建设的组织机构,只是由计算机应用的部门指定几个人来负责计算机的管理、应用或开发. 目前已有不少企业有了主管计算机应用的部门,如设置有计算机室、计算机所、计算机中心或信息中心等. 尽管如此,这些部门仍然难以承担企业信息化工程的重任. 这是因为:
计算机室大多隶属于企业内部的某一部门,处于组织机构底层的计算机室是不可能让其它部门配合工作的,因而这种组织模式要完成整个企业信息化的规划、实施与维护是显然不可能的. 计算机所这种组织形式有的还隶属于某一部门,有的虽与部门同级,但其工作任务大多定位于企业的信息系统设计开发与服务,难以从企业全局的高度来规划和管理企业的信息化建设. 计算机中心比计算机所涉及的业务范围又有扩大,但不少企业的计算机中心是将分散在各个部门的计算机人员集中起来,为集中管理整个企业计算机系统、避免资金的重复投入和资源的浪费而成立的,而且很多是隶属于企业的技术系统,这样的计算机中心是计算机及其应用人员的汇集,仍难以完成整个企业信息的规划、实施与维护的重任. 信息中心这种组织形式表明企业对信息化建设已经有了比较清楚的认识,重视程度也比较高,信息中心一般都与部门同级,并且基本上都承担了整个企业信息的规划、实施与维护的任务. 但是,即便这样,信息中心要真正承担起企业信息化建设的重任,还是有很大的难度. 因为,企业尤其是国有大中型企业,部门各自为政的现象比较严重,要让一个同级别的部门来“干涉”自己的工作,是难以“忍受”的.这让信息中心的工作仍然不好开展.
鉴于上述种种原因,笔者提出一种企业信息化工程的组织管理体系,供进行信息化建设的企业参考.
1 企业信息化工程的组织结构
作者在总结多年企业信息化实践经验的基础上,提出了如图1所示的企业信息化工程组织结构.
企业信息化工程是“一把手工程”[ 4 ] ,要真正把企业的信息化建设搞好,必须有高层领导的亲自参与. 因此,图1的组织体系中,把企业的“一把手”(可能是总裁、总经理,也可能是厂长,这里统称CEO, Chief Executive Officer)放在首位.
在信息中心上面增设了一个信息副总裁,同时兼有信息主管( chief information officer, CIO)和知识主管( chief knowledge officer, CKO)的职责. 该信息副总裁与其他副总裁的地位相等,仅低于总裁.
为便于与其它副总裁的工作协调,企业还应设立一个企业信息化工程领导小组,由CEO 亲自担任组长,信息副总裁担任副组长,其他副总裁和总工程师等高层领导都是领导小组成员,信息副总裁来负责日常事务,这样,既突出了“一把手”的领导和决策作用,又有具体负责的具有相当职权和地位的信息副总裁来负责具体事务,还可以协调各方面的工作,保证信息化工作的权威性和受重视的程度. 领导小组在企业信息化过程中,要担当起信息化组织和协调的作用,制定企业信息化的总方针和政策,并组织专门人员制定企业信息化的总体规划和分阶段的实施方案.
信息副总裁主管的信息中心或信息管理处作为企业信息化工程的管理部门和实施部门,具体负责企业信息化工程的各种具体事务并兼有企业信息化工程领导小组办公室的职能. 信息中心与其他部门同级,即相当于一个部级机构,以便开展工作.
除信息中心之外,还应设立一个企业信息化工程专家组,从技术的角度对企业信息化工程把关. 该专家组的成员应包括企业有关方面的技术专家,此外还应包括一些从高校、科研单位、IT公司外聘的专家,让他们以第三者的身份,从一个比较高的高度和公正、客观的立场,为企业的信息化建设出谋划策.
由于信息副总裁和信息中心是企业信息化工程实施的关键人物和部门,下面详细论述其工作职责.
这里的信息副总裁兼有信息主管和知识主管两种任务. 之所以将这两种任务由一个信息副总裁来兼任,有以下两方面的原因: 1)虽然信息主管和知识主管的任务各有侧重,但知识和信息有密不可分的关系,知识要转化为信息,为企业更多的相关人员使用,普通的信息又要进一步提炼为知识,为企业创造价值,将信息主管和知识主管的任务由同一个人来兼任,对两者的相互转化和利用更为有利. 2)目前大多数企业对信息管理和知识管理的重视程度都还不够,分别设立两个职位,会认为其工作任务不够明确和饱满. 采用这种折中的办法,既有利于企业的信息化建设,又能使企业的知识管理工作开展起来. 当然,在条件许可的大型企业,如果信息主管和知识主管的任务都很重,也可以安排两个人来分别承担信息主管和知识主管的工作.
信息主管与知识主管的工作重点应该说是有区别的[ 5 ] . 信息主管主要负责信息系统规划、建设和运行,以支持企业的战略与组织变革. 而知识主管则具体协调知识管理项目、管理文化的培育与变革. 因而,身兼上述两职的信息副总裁的具体工作职责应该包含这两方面的内容,具体如下:
1) 作为信息主管负责企业的信息化建设信息副总裁要从总体上负责企业信息政策、信息标准、信息程序方法的制定,并对企业信息资源进行管理和控制. 要完成这样的任务,要求信息主管[ 6 ] :
①地位:副总裁级,在某些方面比其它副总裁具有更大的权力和整体协调能力,但又要有很强的为其它业务部门服务的意识. 理论上,信息主管直接对企业总裁负责.
②素质:既懂管理、又懂业务,还懂信息技术的复合型人才,具有深刻的技术洞察力,善于学习,通晓信息技术和企业管理理论的新发展,知道如何选择适合于本企业的信息技术. 对信息系统的规划、开发和运行具有充分的领导能力和协调能力,以使企业在快速变化和激烈的市场竞争中保持活力.
③职责:确定企业的信息政策,规划企业的信息化建设,使之对企业的整体优化运行提供最大支持;组织实施企业信息化工程,协调各部门之间在信息方面的关系;对企业的信息资源进行管理和控制;对信息系统的基础结构和软、硬件的稳定运行负责;监督信息系统的利用率,确保投资有效;对信息方面的人才进行培训和教育,保证留住人才,用好人才;确定企业信息化中的哪些部分需要自行开发,哪些部分需要合作开发,哪些部分需要对外承包. 拍板决定信息系统硬软件的选型和配置,选择合作伙伴;对信息系统的安全运行负责,既要充分宣传企业,使感兴趣的用户能方便地获取他们所需的信息,又要保证企业的核心机密不要泄露出去,以免给企业造成不可弥补的损失. 同时,还要保证“信息垃圾”不要进入企业的信息系统.
④个性:超群的领导能力,善于沟通,高超的人际交往能力,优秀的判断力,有战略眼光,乐于与同事建立合作关系.
可以看出,信息化企业的良好运行对信息主管提出了很高的要求,企业应该寻找或下气力培养这方面的人才.
2) 作为知识主管负责企业的知识管理工作信息副总裁作为知识主管还要组织知识的创造、发明和传播的最大化,将企业的知识变成企业的效益.具体说就是:建立和造就一个能够促进学习、积累知识和信息共享的环境,使每个人都认识到知识共享的好处,并为企业的知识库做贡献;监督保证知识库内容的质量和深度;保证知识库与企业的发展一致;保证知识库设施的正常运行;加强知识集成,产生新的知识,促进知识共享的进程[ 6 ] .
在信息副总裁兼任知识主管时要特别注意不要把知识主管和信息主管这两种职责混为一谈,按道理,知识主管的地位比信息主管还要高一些,位于CEO 和C IO之间. 知识主管的作用应该超出信息技术的范围,包括诸如培训、技能、奖励、战略等. 创新和集体创造力的培养是知识主管的工作重点.
知识主管应该是一位善于思考的人,富有创造性,能适应探索性和挑战性强的工作.
3) 作为身兼两职的信息副总裁,既要兼顾各自的工作重点,又要注意两者工作的结合.
3 信息中心的职责
信息中心是企业信息化工作的管理部门和信息化具体工作的实施部门. 信息中心在信息化实施和运作过程中发挥着以下重要作用:
原文网址：http://www.pipcn.com/research/200610/859.htm
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